Goed HR-beleid tijdens overnames belangrijk
24 sep 2009 - Van een overnamehausse is momenteel geen sprake. Toch kan een overname of fusie, in deze tijd waarin kostenbesparingen belangrijk zijn, een goede keuze of zelfs noodzakelijk zijn. Bij fusies en overnames zijn de personeelsgerelateerde aspecten vaak een ondergeschoven kindje. Ten onrechte.
Vier fasen
Om een transactie ook op HR-gebied succesvol te laten verlopen, zijn vier fasen te onderscheiden.
Fase 1 - De ideeënfase
In deze 'brainstormfase' bekijkt u voorzichtig de mogelijkheden tot samenwerking. U beziet uw eigen organisatie en uw financiële mogelijkheden. Tevens moet in deze fase moet worden gekeken naar de potentiële voordelen van een overname.
Fase 2 - Due diligence
De due diligence-fase geeft inzicht in de kansen en risico's van de overname en is bepalend voor de vraag óf en op welke wijze het overnameproject verder gaat. Alle aspecten van de onderneming worden tijdens dit proces bekeken. Vanuit HR-perspectief is dit onder meer het vaststellen van het actieve personeelsbestand en de (collectieve) arbeidsovereenkomsten en voorwaarden die de over te nemen onderneming heeft. Daarnaast is het belangrijk om te weten of er nog zaken zijn die voortvloeien uit het verleden. Dit is ook de fase om de relatie met de met de Ondernemingsraad (OR) en vakbonden te beoordelen.
Fase 3 - Onderhandelingen en Day 1 voorbereiding
Naar aanleiding van de uitkomsten van de due diligence wordt met de onderneming onderhandeld over de prijs en de voorwaarden van de overname. De ondernemer die zijn onderneming wil overdragen zal vaak bepaalde garanties willen.
De vakbonden en OR komen hier weer in beeld. Het gaat nu immers om het na de overname harmoniseren van arbeidsvoorwaarden en mogelijke collectieve ontslagen. Ook communicatie richting uw eigen medewerkers en die van de over te nemen onderneming is belangrijk, dit voorkomt veel onrust.
Tegelijkertijd wordt begonnen met de voorbereidingen voor 'Day 1'. Voor Day 1 moeten onder meer de navolgende zaken zijn geregeld:
- de salarisadministratie moet zijn opgezet danwel aangepast;
- alle arbeidsvoorwaarden die de over te nemen werknemers nu genieten moeten zijn opgezet en waar mogelijk of noodzakelijk zijn overgenomen;
- de leaseregeling moet al dan niet zijn voortgezet.
Daarnaast moet in deze fase worden bekeken of de overname aanpassingen aan de organisatie noodzakelijk maakt. Ontstaat er bijvoorbeeld een tekort aan mankracht bij de administratie of recruitment of komt er een overschot aan rayonmanagers.
Fase 4 - Day 1 Go Live
Als de onderhandelingen succesvol blijken, is de closing van de overname is een feit. Na de closing moeten er vaak nog veel zaken worden geregeld en kunnen met de overname samenhangende risico's worden ingeperkt en kostenreducties gerealiseerd. Het is ook het moment de arbeidsvoorwaarden verder te harmoniseren. Daarbij moet voldoende aandacht zijn voor de marktomstandigheden van dat moment, die anders kunnen zijn dan ten tijde van fase 3.
Meer informatie
Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Nicky ten Bokum van Holland Van Gijzen in Den Haag, telefoon 070 441 66 17 of Jan-Bertram Rietveld van Ernst & Young in Rotterdam, telefoon 010 406 86 95.
